Het kabinet wil e-facturatie per 1 juli 2030 verplichten, ook tussen Nederlandse bedrijven. Dat is nog een voornemen; de Europese regel voor grensoverschrijdende facturen staat al vast. Wat je nu kunt regelen, en wat tot 2030 kan wachten.
Elke maandagochtend mailt je administratie de facturen als pdf. Het werkt, en niemand heeft er ooit over geklaagd. Toch komt er een datum aan waarop dat voor zakelijke facturen niet meer volstaat.
Dit stuk is voor eigenaren en financieel verantwoordelijken in het MKB die aan andere bedrijven factureren. Factureer je alleen aan particulieren, dan raakt het je minder, want de plicht gaat over zakelijke facturen.1 Je leest wat er vaststaat en wat nog een voornemen is, wat je nu al kunt regelen en wat gerust kan wachten.
Vast staat de Europese regel. Vanaf 1 juli 2030 is e-facturatie verplicht bij leveringen over de grens tussen bedrijven binnen de EU. De regel hoort bij het Europese programma VAT in the Digital Age, kortweg ViDA.1
Een voornemen is de Nederlandse plicht. Het kabinet wil e-facturatie per 1 juli 2030 ook verplicht maken voor zakelijke transacties binnen Nederland. Een jaar later, op 1 juli 2031, moet ook digitale rapportage van die transacties aan de Belastingdienst verplicht worden. Het wetsvoorstel wordt naar verwachting vóór de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer ingediend, en het conceptwetsvoorstel gaat naar verwachting dit najaar in internetconsultatie.2 De KVK zet erbij dat de binnenlandse plicht op 1 juli 2030 ingaat als het wetsvoorstel wordt aangenomen.1 Tot die tijd kan er nog iets veranderen.
Ondernemers in de kleineondernemersregeling (KOR) met een jaaromzet tot 20.000 euro blijven volgens de huidige plannen uitgezonderd.2
Nu al verplicht is het voor wie aan de Rijksoverheid levert. De Rijksoverheid accepteert alleen nog e-facturen, en andere overheden kunnen dat ook van hun leveranciers vragen.1
Een voornemen is geen wet. De Europese regel voor grensoverschrijdende facturen staat wel al vast.
Een e-factuur is een factuur in een standaard digitaal formaat, dat boekhoudsystemen automatisch kunnen uitwisselen en verwerken. De factuur gaat rechtstreeks van het systeem van de verzender naar dat van de ontvanger, zodat niemand gegevens met de hand hoeft over te nemen. Een pdf die je als bijlage mailt, is volgens de KVK geen e-factuur.1
Een veelgebruikt netwerk daarvoor heet Peppol. De Rijksoverheid gebruikt het al, en je softwareleverancier regelt het vaak op de achtergrond.1 Dat gaat niet altijd vanzelf: veel boekhoudpakketten ondersteunen Peppol, maar de functie staat niet altijd standaard aan, en ondernemers die leveren moeten die vaak zelf aanzetten en weten niet altijd hoe. Veel ondernemers denken bovendien nog dat een pdf per e-mail een e-factuur is.3
België laat zien hoe het eruitziet als de plicht er is. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde e-facturen gebruiken, in de regel via Peppol. Een pdf per e-mail volstaat tussen hen niet meer.4
Lever je vanuit Nederland aan een Belgische klant, dan volgt daar niet automatisch een plicht voor jou uit. Volgens de Belgische overheid vallen niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting niet onder de verplichting, ook niet als ze in België voor de btw zijn geïdentificeerd. Voor internationale facturen blijft een gewone elektronische factuur, zoals een pdf, toegestaan zolang de ontvanger akkoord is.4 Heb je een vaste inrichting in België (bijvoorbeeld een filiaal of kantoor), of twijfel je, leg het dan voor aan je boekhouder. Hoe je Belgische klant het liefst door jou gefactureerd wordt, kun je hem gewoon vragen.
België is voor een Nederlands bedrijf zonder vaste inrichting in België geen deadline. Het is een voorproef van wat er gebeurt als pdf’s niet meer volstaan.
Bij de overheid is dit al in beeld. Vrijwel alle gemeenten, waterschappen, provincies en de Rijksoverheid zijn aangesloten op Peppol, maar buiten het Rijk blijft het gebruik achter. Bij decentrale overheden is de mogelijkheid om e-facturen te ontvangen en te verwerken verplicht ingebouwd, maar de interne processen zijn er vaak nog niet op ingericht. Als oorzaken noemt de Digitale Overheid onder meer gebrekkige samenwerking tussen inkoop, financiën en ICT, en onvoldoende draagvlak binnen de organisatie.3
De techniek was dus niet de rem. De Digitale Overheid schrijft zelf dat de techniek beschikbaar is, maar dat het gebruik aanpassing vraagt in processen, kennis en houding.3 Onze lezing voor een MKB-bedrijf: de tijd zit niet in het aansluiten, maar in de afspraken eromheen. Wie vult welk gegeven in, waar staat het, en wat gebeurt er als het ontbreekt?
Bij overheden zat de tijd niet in het aansluiten, maar in de afspraken over wie welk gegeven invult.
Dat wordt concreet bij één regel. In Peppol BIS Billing 3.0, de specificatie voor facturen die over het Peppol-netwerk gaan, staat dat een factuur een koperreferentie of een inkoopordernummer moet bevatten. Ontbreken ze allebei, dan voldoet de factuur niet aan die specificatie.5
Bij een pdf zoekt iemand aan de andere kant het ordernummer erbij, of belt even. Bij een e-factuur is er niemand die dat doet. Staat dat ordernummer bij jou nu in een mailtje, dan moet het eerst een plek krijgen in het systeem waaruit je factureert. Hetzelfde geldt voor de rest van de factuur: klantnaam, adres en btw-nummer komen uit je systeem, en een systeem vult niet aan wat er niet staat. Welk systeem voor klantgegevens leidend is, staat in CRM koppelen aan je boekhouding.
Een pdf is een plaatje van een factuur. Een e-factuur is data die een systeem leest, en dat systeem vult niets aan.
Over dertig dagen zie je aan twee dingen of het werkte: weet je wat je pakket met Peppol kan, en weet je hoeveel van je zakelijke facturen nu geen referentie van de klant dragen.
Een factuur is het eindpunt van een keten: aanvraag, offerte, order, uitvoering, factuur. Wat onderweg ontbreekt of op twee plekken anders staat, komt aan het eind bij de factuur boven. Een e-factuur maakt dat zichtbaar, omdat geen mens het meer rechtleest. Ontbreekt er bij de factuur een gegeven, dan is het eerder in de keten niet vastgelegd. Dat opruimen kan nu, zonder dat er een deadline op zit.
Wij bouwen bedrijfssystemen voor groeiende MKB-bedrijven. Hoe je losse systemen zo koppelt dat een gegeven één keer wordt vastgelegd en daarna doorstroomt, staat op software koppelen. Wil je weten waar in jouw proces het handwerk zit dat een e-factuur straks niet meer vergeeft? Doe de Quickscan: acht korte vragen, gratis, en direct een diagnose. Liever eerst praten? Plan een gesprek.
Het kabinet wil e-facturatie per 1 juli 2030 verplicht maken voor zakelijke transacties binnen Nederland, met digitale rapportage aan de Belastingdienst een jaar later, op 1 juli 2031. Dat is nog een voornemen: het wetsvoorstel wordt naar verwachting vóór de zomer van 2027 bij de Tweede Kamer ingediend. Voor leveringen over de grens tussen bedrijven in de EU geldt vanaf 1 juli 2030 een Europese plicht. Wie aan de Rijksoverheid levert, moet nu al e-facturen sturen.
Een e-factuur is een factuur in een standaard digitaal formaat die software automatisch kan uitwisselen en verwerken, rechtstreeks van het systeem van de verzender naar dat van de ontvanger. Een pdf die je per e-mail verstuurt is vooral bedoeld om te lezen en is volgens de KVK geen e-factuur. Iemand moet de gegevens dan vaak nog met de hand verwerken.
Volgens de Belgische overheid geldt de plicht sinds 1 januari 2026 voor Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling. Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder vaste inrichting vallen er niet onder, en voor internationale facturen blijft een gewone elektronische factuur, zoals een pdf, toegestaan als de ontvanger akkoord is. Heb je een vaste inrichting in België (bijvoorbeeld een filiaal of kantoor), of twijfel je, leg het dan voor aan je boekhouder.
Vraag je boekhoudleverancier of je pakket e-facturen kan versturen en ontvangen via Peppol en of dat aanstaat. Kijk bij een aantal recente zakelijke facturen waar het inkoopordernummer of de referentie van de klant vandaan komt, en leg vast wie dat invult. Een nieuw pakket is volgens de KVK vaak niet nodig.
De Quickscan duurt vijf minuten: acht korte vragen, en jullie zien direct waar het knelt. Vrijblijvend, of jullie daarna klant worden of niet.
Of bekijk eerst een voorbeeld → (opent in een nieuw tabblad)
