Bij één project houd je het overzicht wel. Bij tien tegelijk niet meer. Dat ligt zelden aan de mensen, en bijna altijd aan hoe het project over je tools verspreid zit.
Het is maandagochtend en iemand vraagt hoe het ervoor staat met een lopend project. Het antwoord komt niet uit één scherm. De planning staat in een planningstool, de afspraken met de klant in de mail, de uren in een urenpakket, de facturen in de boekhouding en de laatste stand van zaken in het hoofd van de projectleider. Na drie telefoontjes weet je het. Voor dat ene project.
Zolang je een handvol projecten tegelijk draait, gaat dat goed. Wie alles zelf doet, weet alles. Maar een bouw- of installatiebedrijf, een eventbureau, een adviesbureau of een recruiter werkt aan tien, twintig of vijftig opdrachten tegelijk, in verschillende fases, met verschillende mensen. Dan wordt overzicht geen kwestie van even vragen meer, maar een dagtaak.
Dit artikel gaat over de drie plekken waar het overzicht bij projectbedrijven wegvalt, waarom nieuwe software dat niet vanzelf oplost, en waar je begint.
De projectplanning staat in een planningstool, de inzet van mensen in een gedeeld spreadsheet, en de afspraken met klanten en leveranciers in de agenda van degene die ze maakte. Elk van die drie klopt op zichzelf. Samen kloppen ze zelden, want een wijziging in de ene komt niet vanzelf in de andere. Wie wil weten of een project achterloopt, moet ze naast elkaar leggen. En dat gebeurt meestal pas als het al te laat is.
Een fase is afgerond, meerwerk is uitgevoerd, een mijlpaal is gehaald. Maar de factuur gaat pas de deur uit als iemand eraan denkt, want de boekhouding weet niets van de projectstatus. Het resultaat is werk dat gedaan is en niet gefactureerd, of meerwerk waarvan niemand meer precies weet wat er is afgesproken. Het geld is verdiend, maar het staat stil.
Werk dat af is maar niet gefactureerd, merk je niet op de dag zelf. Je merkt het aan het einde van het kwartaal.
Welke afspraak er met de klant is gemaakt over de oplevering, waarom de planning twee weken is opgeschoven, welke leverancier nog iets moet sturen: het staat nergens, of het staat in een mailbox. Zolang de projectleider er is, werkt dat. Valt die uit door ziekte, vakantie of vertrek, dan begint iemand anders bij nul. De kennis was van het bedrijf, maar zat in één hoofd.
In al die tools bestaat het project, maar steeds als een andere versie. De planningstool kent een taak, het urenpakket een projectcode, de boekhouding een debiteur en de mail een onderwerpregel. Niemand kan in één keer zien of die vier over hetzelfde gaan. Wie overzicht wil, bouwt het project elke keer handmatig opnieuw op uit losse stukken.
Daarom helpt een extra tool meestal niet. Een projectmanagementpakket naast je planning, je urenregistratie en je boekhouding is een vijfde versie van hetzelfde project. Het overzicht komt niet terug door meer schermen, maar doordat het project op één plek bestaat en de rest daaraan hangt.
Overzicht krijg je niet met een extra scherm, maar doordat het project op één plek bestaat.
Het patroon is overal hetzelfde, maar de plek waar het pijn doet verschilt.
Niet alles tegelijk, en niet eerst de software. Vier dingen maken het verschil.
Als niemand meer hoeft te onthouden dat er gefactureerd moet worden, wordt er ook niets meer vergeten.
Draai je een handvol projecten tegelijk met één type opdracht, dan dekt een standaardpakket voor projectmanagement vaak het meeste. Dat is geen tweede keus, dat is verstandig.
Het wringt als je projecten verschillend lopen, als facturatie aan fases of meerwerk hangt, als klanten willen meekijken of als je bestaande systemen moeten blijven. Dan heb je geen extra pakket nodig, maar een laag die het project op één plek zet en je bestaande tools daaraan koppelt. Die laag noemen wij Operations OS: de operationele kant van Connective OS, met planning, uitvoering, uren en facturatie op dezelfde gegevens.
Omdat het project in elke tool als een andere versie bestaat: een taak in de planning, een code in de urenregistratie, een debiteur in de boekhouding en een onderwerpregel in de mail. Overzicht vraagt dan dat iemand die versies handmatig naast elkaar legt, en bij veel projecten tegelijk lukt dat niet meer.
Soms. Bij een handvol projecten van één type dekt een standaardpakket vaak het meeste. Het lost het niet op als het pakket naast je bestaande planning, urenregistratie en boekhouding komt te staan, want dan heb je er een versie van het project bij in plaats van één versie.
Bij een lijst van waar een project nu staat, per tool. Kies daarna de plek waar het meeste misgaat, leg de afspraken vast en koppel pas dan de systemen.
Wil je weten waar het in jouw bedrijf breekt? Doe de Bedrijfs-OS scan of plan een gesprek om je projectstroom een keer samen door te lopen.
De Quickscan duurt één uur. Jullie weten daarna precies wat er speelt, of jullie daarna klant worden of niet.
