Automatische data-updates
Websitebezoeken, e-mailinteracties en formulierinzendingen worden automatisch verwerkt in het klantdossier — inclusief de gegevens die nu in een mailbox blijven hangen.
AI Automatisering · CRM
CRM-automatisering voor automotive en financiële dienstverlening
Altijd actuele klantdata, automatische opvolging en vastlegging die je kunt terugzoeken — zonder dat jouw team er handmatig data in hoeft te kloppen.
Wat is CRM-automatisering?
CRM-automatisering is het automatisch bijwerken, verrijken en opvolgen van klantdata in je CRM, zonder dat iemand die data handmatig invoert. Websitebezoeken, e-mails, formulieren en data uit je andere systemen komen automatisch in het klantdossier; leads krijgen een score op basis van gedrag; en opvolgtaken starten zelf zodra een klant iets doet.
Het is dus geen ander CRM. Het is de laag eromheen: koppelingen, regels en een AI-laag die gegevens binnenhalen, opschonen en doorzetten. Je houdt het systeem dat je hebt, of je zet er één eigen omgeving voor in de plaats — maar het overtikken tussen systemen verdwijnt.
Het verschilt ook van een regelgebaseerde koppeltool. Gewone automatisering (Zapier, Make) volgt vaste regels: als X, dan Y. Dat werkt zolang de input netjes is. In de praktijk komt een lead binnen als een half ingevuld formulier, een appje of een mail met een bijlage. Daar is meer voor nodig dan een regel: het systeem moet de inhoud lezen, aanvullen uit andere bronnen en pas dan een actie kiezen.
Waarom dat nodig is, is in de meeste bedrijven goed zichtbaar. CRM-systemen zitten vol verouderde contactpersonen, gemiste follow-ups en deals die al weken niet zijn bijgewerkt. Salesteams werken daardoor op onjuiste informatie en missen kansen. Niet omdat er geen CRM is, maar omdat bijwerken bovenop het echte werk komt — en dat verliest het altijd.
In automotive ligt de bron van waarheid bovendien zelden in het CRM zelf. Kenteken- en voertuigdata komen uit de RDW, taxatiewaarden uit Autotelex, leads uit Marktplaats, AutoTrack, je eigen site en WhatsApp, en voorraad en werkplaats staan in een DMS. Zolang die stromen niet samenkomen, is elk overzicht een export van gisteren.
In financiële dienstverlening telt niet alleen wat je met de data doet, maar ook wat je erover kunt aantonen. Een advieskantoor, verzekeraar of leaseverstrekker moet later kunnen laten zien welk advies is gegeven, waarop het was gebaseerd en wie wat wanneer heeft vastgelegd. Dat is precies waar de Wet op het financieel toezicht (Wft), de zorgplicht en het gedragstoezicht van de AFM de inrichting van een CRM raken: naast snelheid gaan volledigheid, versiebeheer en een terug te lezen spoor meewegen. Wij bouwen die inrichting; welke regels op jouw vergunning en producten van toepassing zijn, bepaalt je eigen compliance-functie of jurist. Zo wordt een generiek systeem een financieel CRM: ingericht op de financiële dienstverlening, in plaats van eromheen gebouwd.
Wij bouwen die laag als onderdeel van een Bedrijfs-OS: een fundament dat voor zo'n 60% al klaarstaat, waarbij we de resterende ~40% inrichten op jouw processen en branche. Je wordt eigenaar van de omgeving én de data — geen licentie per gebruiker die maandelijks doorloopt.
- Reactie binnen 24 uur
- Adviesgesprek binnen 1 werkdag
- NDA op aanvraag
- Geen verborgen kosten
AI Automatisering · CRM
Een financieel CRM voor de financiële dienstverlening
Slimme lead-scoring
Op basis van gedrag en klantprofiel worden leads automatisch gescoord, zodat salesteams weten waar ze hun tijd moeten inzetten.
Follow-up workflows
Leads die te lang stilstaan, worden automatisch opgepakt: een mail, een taak voor de accountmanager of een herinnering op het juiste moment.
Rapportages zonder handmatige export
Pipeline-overzichten, conversieratio's en activiteitsrapporten worden automatisch gegenereerd en verstuurd.
Koppelingen met de systemen die je al gebruikt
Via API's koppelen we gangbare systemen: CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive), ERP en boekhouding (Exact, Exact Online, AFAS, Twinfield), e-mail (Outlook, Gmail) en WhatsApp Business. Heeft een systeem een API, dan kunnen we het koppelen.
Zorgplicht: advies aantoonbaar vastgelegd
Wat is er geadviseerd, op basis van welke gegevens, door wie en wanneer? Het dossier legt dat vast op een tijdlijn, inclusief documentversies — zodat je het later kunt terugzoeken in plaats van reconstrueren uit mailboxen. De inhoudelijke afweging blijft mensenwerk; het systeem zorgt dat die niet ongedocumenteerd blijft.
Bewaartermijnen per soort gegeven
Welke termijn voor welk gegeven geldt, bepaalt jouw eigen compliance- of juridische functie. Wij richten het systeem zo in dat die termijnen per soort gegeven instelbaar zijn, met een moment waarop er daadwerkelijk iets gebeurt: archiveren, anonimiseren of verwijderen.
Rollen, rechten en een auditlog
Medewerkers, vestigingen en externe partijen zien alleen wat bij hun rol en relatie hoort. Elke wijziging in een dossier is herleidbaar tot een gebruiker en een tijdstip — de basis voor verantwoording, intern of richting een toezichthouder als de AFM.
Van datastroom naar werkend CRM in 2–4 weken
Datastromen en dossiervorming in kaart
We brengen in kaart welke data waar vandaan komt, waar het nu handmatig wordt overgetikt, waar leads blijven liggen en wat er per dossier vastgelegd moet worden — inclusief de eisen die vanuit jouw eigen compliance of kwaliteitshandboek gelden.
Datamodel, rollen, rechten en bewaartermijnen vastleggen
Voordat er iets gekoppeld wordt, leggen we vast wat een klant, een dossier en een deal precies zijn, wie wat mag zien en welke gegevens hoelang bewaard blijven. Val je onder de Wft, dan hoort hier ook de vraag bij wat er per dossier vastgelegd moet worden om een advies achteraf te kunnen verantwoorden. Achteraf rechten repareren raakt vrijwel elk scherm; vooraf is het een gesprek van een uur.
Koppelingen leggen op de bronsystemen
We koppelen via API aan jouw CRM, website en e-mailplatform, en aan de systemen daaromheen: Exact, AFAS of Twinfield voor de administratie, de RDW en Autotelex voor voertuigdata, de KVK voor bedrijfsgegevens. Wat een leverancier niet ontsluit, kan niet gekoppeld worden — dat stellen we in de intake vast in plaats van halverwege de bouw.
Flows, scoring en opvolging bouwen
We bouwen de automatiseringsflows op het bestaande fundament: verrijking van nieuwe contacten, scoring op gedrag, opvolgtaken bij stilstand en de rapportages die je nu handmatig exporteert.
Vastlegging testen vóór livegang
We testen niet alleen of de flows lopen, maar ook of het dossier klopt: staat erin wat erin hoort, is de tijdlijn compleet, en is een wijziging terug te leiden tot een persoon en een tijdstip?
Live, meten en maandelijks bijsturen
Na livegang meten we datanauwkeurigheid, opvolgsnelheid en conversie. We sturen maandelijks bij en breiden uit met de datastromen die je zelf als volgende kiest.
In de praktijk
Slimfy
Automotive Finance & Lease · B2B-platform
Een multi-tenant CRM- en leasemanagementplatform waarin intermediairs, autobedrijven, serviceproviders en banken samenwerken — met KVK- en RDW-verrijking, een tijdlijn per dossier en een fijnmazige rechtenstructuur met auditlog.
Bekijk de case →FAQ
Veelgestelde vragen over CRM-automatisering
CRM-automatisering is het automatisch bijwerken, verrijken en opvolgen van klantdata in je CRM, zonder handmatige invoer. Websitebezoeken, e-mails, formulieren en data uit je andere systemen komen automatisch in het klantdossier, leads krijgen een score op basis van gedrag, en opvolgtaken starten zelf zodra een klant iets doet.
Een CRM is de plek waar klantdata staat. CRM-automatisering is wat ervoor zorgt dat die data er komt, klopt en tot actie leidt. Je kunt het bovenop een bestaand CRM leggen, of het onderdeel maken van één eigen omgeving waarin het CRM zelf ook zit. Wat je met alleen een ander CRM niet oplost: blijft bijwerken handwerk, dan is het nieuwe systeem binnen een half jaar net zo vervuild als het oude.
Starten met een Bedrijfs-OS — waar deze automatisering onderdeel van is — kost bij ons €5.000–€15.000, afhankelijk van het aantal datastromen en koppelingen met jouw CRM, website en e-mailplatform. Dat kan doordat zo'n 60% als fundament al klaarstaat; alleen de resterende ~40% richten we op maat in. Klassiek maatwerk vanaf nul bij een ander bureau kost €25.000–€75.000. Een SaaS-licentie lijkt goedkoper, maar je betaalt maandelijks door en zit vast aan die leverancier (vendor lock-in). Bij ons is het jouw omgeving, jouw data en jouw eigendom.
In 2–4 weken tot oplevering: je start op het bestaande fundament en wij richten de automatisering en de op maat-delen binnen 2–4 weken in. Daarna groeit het systeem met je mee — je bepaalt zelf welke datastromen je vervolgens toevoegt.
Vendor lock-in betekent dat je software huurt in plaats van bezit: je betaalt maandelijks door en je data zit vast bij de leverancier, die functies, voorwaarden én prijs bepaalt. Wij doen het omgekeerd: goedkoper (€5.000–€15.000 in plaats van €25.000–€75.000), sneller (2–4 weken tot oplevering), en het blijft jouw omgeving, jouw data en jouw eigendom.
In de meeste gevallen wel. Via API's koppelen we gangbare systemen: CRM (HubSpot, Salesforce, Pipedrive), ERP en boekhouding (Exact, Exact Online, AFAS, Twinfield), e-mail (Outlook, Gmail) en WhatsApp Business. Heeft een systeem een API, dan kunnen we het koppelen. Alleen als je huidige CRM aantoonbaar de bottleneck is, adviseren we vervanging — en dat zeggen we eerlijk.
Voor die keten koppelen we op de bronnen die er werkelijk toe doen: de RDW voor kenteken- en voertuigdata, Autotelex voor taxatiewaarden, de KVK voor bedrijfsgegevens, en leadbronnen als Marktplaats, AutoTrack, je eigen site en WhatsApp. Werk je met leasesoftware als Lease Infinity of Autoline, dan koppelen we daar via API op. Wat een leverancier niet ontsluit, kan niet gekoppeld worden — dat stellen we in de intake vast.
De Wet op het financieel toezicht (Wft) stelt eisen aan financiële dienstverleners; de Autoriteit Financiële Markten (AFM) houdt daar gedragstoezicht op. Voor software komt dat vooral neer op één ding: je moet achteraf kunnen laten zien hoe je tot een advies of beslissing bent gekomen. Dat vertaalt zich naar een compleet klantdossier, vastlegging van wat er is uitgevraagd en geadviseerd, versiebeheer op documenten en een spoor van wijzigingen. Wij bouwen die inrichting. Welke regels precies op jouw vergunning en producten van toepassing zijn, bepaalt jouw eigen compliance-functie of jurist — dit is geen juridisch advies en wij toetsen niet op naleving.
Zorgplicht komt er in de praktijk op neer dat je handelt in het belang van de klant en dat het advies past bij diens situatie. Een systeem maakt dat niet vanzelf goed, maar het kan het wel ondersteunen: een vaste uitvraag zodat niemand stappen overslaat, verplichte velden voordat een dossier verder mag, signalering van termijnen en herbeoordelingsmomenten, en vastlegging van wat er is besproken. De inhoudelijke afweging blijft mensenwerk; het systeem zorgt dat die afweging niet ongedocumenteerd blijft.
Ja. De inrichtingsprincipes van een financieel CRM zijn dezelfde — een compleet dossier, vastlegging van wat er is uitgevraagd, versiebeheer en herleidbare wijzigingen — maar welk kader op jouw producten van toepassing is, verschilt. Financiering en lease aan consumenten kennen andere regels dan zakelijke contracten, en een verzekeraar heeft een ander toezichtkader dan een bemiddelaar. Wij bouwen het systeem zo dat jouw eigen eisen erin passen; welke eisen dat zijn, bepaalt jouw compliance-functie. In Slimfy leven financial, operational en equipment lease, BTW-financiering, consumptief krediet en zakelijke financiering naast elkaar in één omgeving, elk met een eigen route en eigen vastlegging.
Toegang tot de systemen die de data bevatten, iemand die het proces echt kent, en een besluit over wat er per dossier vastgelegd moet worden. Dat laatste is de enige stap die wij niet voor je kunnen nemen: die volgt uit jouw werkwijze en jouw eigen eisen. De rest — datamodel, koppelingen, flows, rollen en rechten — doen wij.
Welke bewaartermijn voor welk gegeven geldt, verschilt per soort gegeven en per regeling. Daarin is jouw eigen compliance- of juridische functie leidend, niet je softwareleverancier. Wat wij doen is het systeem zo inrichten dat termijnen per soort gegeven instelbaar zijn en dat er op de einddatum ook echt iets gebeurt: archiveren, anonimiseren of verwijderen, met een logregel dat het is uitgevoerd. Een bewaartermijn die alleen in een beleidsdocument staat, wordt nooit uitgevoerd.
Ja. Wijzigingen in een dossier worden vastgelegd met gebruiker en tijdstip, en documenten houden hun versies. In Slimfy — het CRM- en leasemanagementplatform dat wij bouwden voor de automotive-financemarkt — zit dat als een fijnmazige rechtenstructuur (RBAC) met auditlog en een tijdlijn per dossier, per betrokken partij gefilterd. Datzelfde principe richten we in bij een CRM-automatisering: toegang volgt niet alleen uit eigenaarschap, maar uit de relatie tot het dossier.
In jouw eigen omgeving, opgeslagen in Nederland of de EU. Je bent eigenaar van de omgeving en de data: je krijgt broncode, documentatie en een overdrachtsessie. Voor de verwerking van persoonsgegevens voorzien we op aanvraag in een verwerkersovereenkomst.
Gewone automatisering (Zapier, Make) volgt vaste regels: als X, dan Y. Dat werkt zolang de input voorspelbaar is. Een CRM-automatisering met een AI-laag gaat ook om met een half ingevuld formulier, een mail met een bijlage of een appje, en kiest op basis van context wat er moet gebeuren. Het tweede verschil is waar het draait: een koppeltool is een externe dienst tussen jouw systemen, hier zit de logica in je eigen omgeving.
Websitebezoeken, e-mailinteracties en formulierinzendingen worden automatisch verwerkt in het klantdossier. Handmatige invoer voor terugkerende updates verdwijnt grotendeels. Wat blijft, is het inhoudelijke werk: de afweging, het gesprek en de beslissing.
Praat met Carsten over de techniek
In een kort gesprek bespreken we hoe dit technisch aansluit op jouw systemen en wat de eerste stappen zijn.
Plan een gesprek
Geen verkooppraatje — gewoon concrete vervolgstappen.
Carsten van Bijleveld
Systemen & Automatisering
Altijd actuele CRM-data zonder handmatig werk?
We lopen jouw datastromen door en laten zien welke koppelingen mogelijk zijn, wat er per dossier vastgelegd moet worden en wat dat kost.