Software voor onderwijs & opleiders
Een onderwijsorganisatie draait op vier registraties die altijd moeten kloppen: wie is ingeschreven, wie staat waar in het rooster, wie was aanwezig en wie heeft wat behaald. Wij bouwen software waarin die vier één keer worden vastgelegd — en waaruit rooster, verzuimsignaal, examendossier en verantwoording daarna vanzelf volgen.
Herken je dit?
De lessen kosten de tijd niet. Het bijhouden eromheen wel.
Aanmeldingen komen binnen via een formulier, een mailtje én een telefoontje, en iemand zet ze daarna met de hand in de administratie.
Eén roosterwijziging kost drie berichten: naar de docent, naar de groep en naar degene die de lokalen beheert.
Presentie staat op papier of in een los lijstje, waardoor verzuim pas opvalt als het al weken loopt.
Cijfers, herkansingen en bewijsstukken staan verspreid over spreadsheets, mailboxen en mappen — tot het examendossier compleet moet zijn.
Voor de verantwoording van bekostiging of subsidie moet iemand gegevens uit meerdere systemen bij elkaar zoeken en verschillen uitleggen.
Studenten en ouders bellen de administratie met vragen die ze zelf zouden kunnen opzoeken: wanneer, waar, en wat nog ontbreekt.
Een onderwijsorganisatie — een school, een particuliere opleider, een trainingsbureau — verwerkt steeds dezelfde gegevens in een andere gedaante. Een aanmelding wordt een inschrijving, een inschrijving wordt een plek in een groep, een groep wordt een rooster, een rooster wordt presentie, en presentie is uiteindelijk de onderbouwing onder zowel een diploma als een verantwoording. Staat elk van die stappen in een eigen pakket, formulier of spreadsheet, dan is het schooljaar één lange overtikoefening waarin de ene lijst nooit helemaal met de andere klopt.
Wat wij bouwen is geen extra pakket ernaast, maar de laag die de keten vasthoudt: één inschrijving die doorwerkt in rooster, presentie, resultaat en dossier, met eigen rollen voor docent, mentor, administratie, examencommissie en management, en een portaal waarin student of ouder zelf ziet wat hij nodig heeft. Eerlijk over waar we staan: een publieke onderwijscase hebben we niet. De bouwstenen komen uit systemen die we wél gebouwd hebben — Slimfy (multi-tenant scheiding, fijnmazige rollen en rechten met auditlog, documentverzoeken met controle, een portaal per partij) en Filplast (klant- en dealerportalen met documentstromen en digitale ondertekening).
Software voor onderwijs & opleiders
Alles wat nu twee keer wordt ingevoerd, of achteraf moet worden gereconstrueerd, is kandidaat. Dit zijn de processen die we in onderwijsorganisaties het vaakst tegenkomen.
Een aanmelding komt via één route binnen en wordt gecontroleerd op wat er moet zijn: vooropleiding, documenten, toestemmingen. Pas na akkoord wordt het een inschrijving in de juiste opleiding, cohort of groep — zonder dat iemand het formulier overtikt.
Groepsindeling en rooster op basis van docentbeschikbaarheid, lokalen en lesmomenten. Een wijziging maak je één keer; docent, groep en portaal zien hem meteen, in plaats van via drie losse berichten.
Eén dossier per student: inschrijving, groep, presentie, resultaten, documenten en communicatie op één tijdlijn. Aan de andere kant hetzelfde voor docenten: bevoegdheden, inzet, beschikbaarheid en uren.
Aanwezigheid wordt vastgelegd waar de les is, niet achteraf op kantoor. Verzuim geeft een signaal zodra het patroon ontstaat, met een vaste route naar mentor, ouder of begeleider — volgens de drempel die jouw organisatie zelf instelt.
Toetsmomenten, herkansingen, beoordelingen en bewijsstukken groeien tijdens het jaar mee in één examendossier per student, tot en met het besluit van de examencommissie. Wie wat wanneer heeft vastgesteld, blijft zichtbaar.
Inschrijvingen, aanwezigheid, contacturen en uitstroom worden vastgelegd op het moment dat ze ontstaan en zijn per periode als export op te leveren. Welke definities en velden je nodig hebt, komen uit jouw eigen bekostigings- of subsidiekader; wij bouwen de registratie daarnaartoe.
Rooster, aanwezigheid, resultaten, facturen en openstaande acties in één beveiligde omgeving. Iedereen ziet alleen zijn eigen gegevens, en jij bepaalt wat een ouder van welke student wel en niet te zien krijgt.
Voor en na
Hetzelfde schooljaar, met en zonder een administratie die de keten vasthoudt.
Zoals het jaar nu loopt
Met één onderwijsadministratie
Begin met de scan
In een korte scan lopen we de keten van aanmelding tot verantwoording door en bepalen we welke schakel het meeste handwerk kost — concreet, zonder verplichting.
We lopen je jaar door — aanmelding, plaatsing, rooster, presentie, examinering, verantwoording — en markeren elke plek waar gegevens opnieuw worden ingevoerd of achteraf worden gereconstrueerd. Uitkomst: een prioriteitenlijst en een vaste prijs voor de eerste stap.
We leggen vooraf vast wie wat mag zien — docent, mentor, administratie, examencommissie, management, student, ouder — hoe het studentdossier eruitziet, en welke velden je verantwoording nodig heeft. Dat gesprek voer je liever aan de tekentafel dan halverwege de bouw.
Het fundament staat al: scheiding per locatie of opleiding, rollen en rechten met auditlog, dossiers, documentstromen, portalen en meldingen. Wat we inrichten is jouw kant: opleidingen, cohorten, roosterlogica en examenregeling. Bouwen tot oplevering: 2–4 weken tot oplevering.
Live gaan doen we het liefst op een natuurlijk breekpunt — tussen twee periodes of cohorten — zodat een lopende groep er niets van merkt. Daarna dragen we over met broncode, documentatie en een sessie, en groeit het systeem per periode mee.
Een voorbeeld
Stel: een opleider met meerdere locaties, doorlopende instroom en cursussen die elk hun eigen examenregeling hebben. Dit is een hypothetisch voorbeeld — geen klant, geen case — bedoeld om te laten zien hoe de onderdelen op elkaar aansluiten.
Dezelfde gegevens worden één keer vastgelegd en daarna door de hele keten gebruikt — van aanmelding tot examendossier en verantwoording.
Geen klassiek maatwerk
Een onderwijsadministratie vraagt om dingen die in elk systeem terugkomen: inloggen, rollen, dossiers, documenten, meldingen, portalen. Die staan bij ons klaar. Wat overblijft is wat jouw organisatie eigen maakt — je opleidingsstructuur, je examenregeling en de velden die je verantwoording nodig heeft. Daarom kost starten €5.000–€15.000 in plaats van de €25.000–€75.000 die klassiek maatwerk vanaf nul kost.
60%
Scheiding per locatie of opleiding, rollen en rechten met auditlog, dossiers, documentstromen, portalen, meldingen en rapportage.
40%
Opleidingen, cohorten en groepen, je roosterlogica, je examenregeling, en de velden en exports die je verantwoording vraagt.
Toepassingen
Zelden bouw je één ding. Dit zijn de onderdelen die we er het vaakst omheen zetten, plus de systemen waar de genoemde bouwstenen vandaan komen.
FAQ
De hele keten van aanmelding tot verantwoording: inschrijving, groepsindeling en rooster, studenten- en docentadministratie, presentie en verzuim, examinering en resultaten, communicatie met student en ouder, en de registratie waar je bekostigings- of subsidieverantwoording op rust. We beginnen met een scan om te bepalen welke schakel het meeste handwerk kost.
Meestal niet. Doet je administratiesysteem of leeromgeving zijn werk, dan koppelen we eraan en bouwen we de laag eromheen die nu in mail, formulieren en spreadsheets zit. Vervangen adviseren we alleen als dat systeem zelf de bottleneck is — en dan zeggen we dat ook als het ons meer werk bespaart dan oplevert.
Wij bouwen de registratie en de exports; de inhoudelijke eisen komen uit jouw kader. Concreet: inschrijvingen, aanwezigheid, contacturen en uitstroom worden vastgelegd op het moment dat ze ontstaan, wijzigingen blijven met een auditlog herleidbaar, en de gegevens zijn per periode te exporteren. Welke definities en velden je accountant of toezichthouder verlangt, bepaal jij — wij zijn geen accountant en toetsen je verantwoording niet.
Ja, en die toegang loopt niet alleen per rol maar ook per relatie: een docent ziet zijn eigen groepen, een mentor zijn eigen studenten, de examencommissie het examendossier, en een ouder alleen de student waaraan hij gekoppeld is. Wat een ouder van een meerderjarige student te zien krijgt, stel je zelf in.
Met dataminimalisatie (alleen wat het proces echt nodig heeft), toegang per rol en per relatie, een auditlog op wie wat heeft ingezien of gewijzigd, en bewaartermijnen die jouw organisatie vastlegt. De data staat in je eigen omgeving; wij delen die niet met derden en gebruiken die niet om AI-modellen te trainen.
Nee — en dat zeggen we liever vooraf dan achteraf: een publieke onderwijscase is er nog niet. Wat er wél is, zijn de bouwstenen uit systemen die we echt hebben gebouwd: Slimfy (multi-tenant scheiding, fijnmazige rollen en rechten met auditlog, documentverzoeken met controle, een portaal per partij) en Filplast (klant- en dealerportalen met documentstromen en digitale ondertekening). Een studentdossier met een examencommissie erboven is qua rechtenmodel hetzelfde vraagstuk in een ander jasje.
Starten kost €5.000–€15.000, omdat het fundament al klaarstaat en alleen de inrichting op jouw opleidingsstructuur erbij komt. Ditzelfde als klassiek maatwerk vanaf nul laten bouwen ligt eerder rond €25.000–€75.000. Je bent daarna eigenaar: eigen omgeving, eigen data, broncode erbij, geen doorlopende licentie. Wat het in jouw geval wordt, staat na de scan vast.
De bouw zelf duurt 2–4 weken tot oplevering. In het onderwijs telt daarnaast het moment: we gaan het liefst live op een grens in de jaarcyclus — tussen twee periodes of cohorten — zodat een lopende groep er niets van merkt.
In een kort gesprek kijken we samen of dit bij jouw situatie past en wat de eerste stappen zijn.
Geen verkooppraatje — gewoon concrete vervolgstappen.
Rogier van Essen
Strategie & Operatie
Connective Group bouwt software voor scholen, opleiders en trainingsbureaus: van inschrijving en rooster tot examendossier en verantwoording. Begin met de scan — daarna weet je waar je begint en wat het kost.