Maatwerksoftware klinkt voor veel MKB-ondernemers groot, duur en ingewikkeld. Iets voor corporates, niet voor een bedrijf van 10, 25 of 80 mensen. Dat beeld klopt niet meer, en de reden is niet dat maatwerk goedkoper is geworden, maar dat het grootste deel niet meer op maat hoeft.
Wie tien jaar geleden maatwerksoftware liet bouwen, begon bij nul. Inloggen, gebruikers, rechten, een klantenlijst, documentopslag, een dashboard: alles moest worden ontworpen en gebouwd voordat er ook maar één regel code aan het eigenlijke proces was besteed. Dat maakte maatwerk terecht iets voor bedrijven met een groot budget en een lange adem.
Dat beeld is achterhaald, om twee redenen. Bouwen is veel goedkoper geworden, en dat is iets wat we eerder beschreven in iedereen kan nu een app bouwen. Belangrijker is de tweede reden: het deel van software dat voor elk bedrijf hetzelfde is, hoeft niet meer per bedrijf te worden gebouwd. Dit artikel gaat over die verdeling: welk deel standaard kan blijven, welk deel je op maat bouwt, en hoe je bepaalt waar de grens ligt.
De meeste MKB-bedrijven gebruiken standaardpakketten die grotendeels passen. Een CRM dat doet wat een CRM doet, een boekhoudpakket, een planningstool. Het grootste deel van het werk past daar prima in. Het probleem zit in het deel dat niet past: de stap in het proces die het pakket niet kent, het veld dat er niet is, de koppeling die niet bestaat.
Dat deel wordt opgelost met Excel, met handwerk, met een omweg die iedereen kent, of met een extra tool die speciaal daarvoor is aangeschaft. En precies daar zit de frustratie. Niet in het pakket, dat doet wat het belooft, maar in de ruimte tussen wat het pakket doet en wat het bedrijf nodig heeft. Wie meerdere van die omwegen naast elkaar heeft, herkent het patroon uit tool-sprawl in de MKB-groothandel en het dilemma uit ERP te zwaar, Excel te licht.
De frustratie zit niet in het pakket. Die zit in de ruimte tussen wat het pakket doet en wat je bedrijf nodig heeft.
Maatwerk is niet automatisch het antwoord op elke omweg. Het wordt logisch als een of meer van de volgende situaties zich structureel voordoet.
Herken je één van deze zes, dan is maatwerk een optie om door te rekenen. Herken je er drie of meer, dan is de vraag niet meer óf, maar welk deel.
Hier gaat het beeld van "groot, duur en ingewikkeld" mis. Maatwerk betekent niet alles vanaf nul bouwen. Het grootste deel van wat een bedrijf nodig heeft, is voor elk bedrijf hetzelfde en kan standaard zijn:
Daarbovenop komt de laag die specifiek is voor het bedrijf. Dat is het deel dat nu met Excel en omwegen wordt opgelost, en het is meestal veel kleiner dan ondernemers denken:
Maatwerk betekent niet alles vanaf nul bouwen. Het betekent op maat bouwen wat nu met Excel en omwegen wordt opgelost.
Een Bedrijfs-OS is geen klassiek maatwerkproject en ook geen standaardpakket. Het combineert een herbruikbaar fundament, de standaardlaag van hierboven, met maatwerk rond de processen die er voor jouw bedrijf toe doen. Het fundament staat al; het bouwwerk gaat over de laag erbovenop.
Dat verandert de rekensom. Een Bedrijfs-OS kost bij ons €5.000–€15.000, terwijl hetzelfde als klassiek maatwerk vanaf nul elders €25.000–€75.000 kost, en de doorlooptijd is 3–4 weken tot oplevering. Het verschil zit niet in goedkoper werken, maar in niet opnieuw bouwen wat er al staat. Hoe die verdeling er per module uitziet, wat er precies al klaarstaat en hoe een traject van discovery tot livegang verloopt, lees je bij maatwerk software laten ontwikkelen. Wanneer maatwerk software zich in de breedte terugverdient en voor welke toepassingen het het vaakst wordt gebouwd, staat op de pillarpagina daarover.
Een omweg die bestaat omdat het pakket slecht is ingericht, is geen reden voor maatwerk. Een omweg die bestaat omdat je proces anders is, wel.
Wil je laten onderzoeken welke onderdelen bij jou standaard kunnen en waar maatwerk daadwerkelijk iets toevoegt, dan geeft de Bedrijfs-OS scan daar een eerste beeld van. Liever meteen doorpraten over jouw proces? Plan een gesprek.
Klassiek maatwerk vanaf nul meestal wel. Maatwerk bovenop een bestaand fundament niet: een Bedrijfs-OS kost bij ons €5.000–€15.000, met een doorlooptijd van 3–4 weken, omdat alleen de laag wordt gebouwd die specifiek is voor jouw bedrijf.
Het deel dat nu met Excel, handwerk of omwegen wordt opgelost én onderscheidend is voor hoe jij werkt. Dat is meestal een offerteflow, een klantportaal, een branchemodule of planninglogica. CRM, documenten, gebruikers en rapportage kunnen standaard blijven.
Door te vragen of de omweg bestaat omdat je proces anders is, of omdat het pakket slecht is ingericht. Alleen in het eerste geval is maatwerk logisch. In het tweede geval is het goedkoper om het pakket opnieuw in te richten.
De Quickscan duurt vijf minuten: acht korte vragen, en jullie zien direct waar het knelt. Vrijblijvend, of jullie daarna klant worden of niet.
