Wie zoekt naar software voor autobedrijven, krijgt een lijst leveranciers. De vraag eronder is welke categorie welk probleem oplost: DMS, garagesoftware, voorraadfeeds, CRM of een portaal. En wat er gebeurt tussen die systemen.
Wie zoekt naar software voor zijn autobedrijf, krijgt een lijst leveranciers en een stapel vergelijkingen. Wat daarbij ontbreekt, is de vraag eronder: welke categorie software lost welk probleem op? Een dealer management systeem, garagesoftware, een occasionsysteem met advertentiefeeds, een CRM voor leadopvolging en een klant- of dealerportaal zijn vijf verschillende dingen, met vijf verschillende doelen. Wie ze door elkaar haalt, koopt het verkeerde pakket, of koopt er twee die elkaar overlappen.
Dit artikel is een keuzegids langs die categorieën: wat elk doet, bij welk type bedrijf het past en, belangrijker, wat er gebeurt in de ruimte ertussen. Onze eigen aanpak voor software voor autobedrijven gaat precies over die ruimte; dit stuk gaat over de keuze die eraan voorafgaat.
Het administratieve hart van een dealerbedrijf. In het DMS staan de voertuigen, de in- en verkoop, de facturatie, de garantieregistratie en vaak de koppeling met de importeur. Bij merkdealers is het DMS meestal voorgeschreven of sterk aanbevolen door het merk, en dan is de keuze in de praktijk al gemaakt. Een DMS is bedoeld om de administratie van een dealer sluitend te houden; het is zelden bedoeld om een lead binnen een uur op te volgen of een klant proactief te informeren.
Werkorders, werkplaatsplanning, onderdelen, APK-afmelding, kentekenopvraag en facturatie. Pakketten in deze categorie, zoals WinCar of Autoflex, zijn gebouwd rond de werkplaats: de auto komt binnen, er wordt gewerkt, er wordt gefactureerd. Voor een universeel garagebedrijf of een werkplaats zonder eigen verkoop is dit het kernsysteem. Wat er meestal buiten valt: wat de klant is beloofd voordat de auto binnenkwam, en wat er met hem gebeurt nadat hij is weggereden.
Voorraadbeheer voor occasions: foto's, specificaties, prijzen en de doorplaatsing naar de occasionportals zoals Marktplaats, AutoScout24 en AutoTrack. Ook standdagen en prijsaanpassingen horen hier. Voor een occasionbedrijf is dit vaak het systeem waar de dag mee begint. Het is gebouwd om auto's zichtbaar te maken; de leads die daaruit voortkomen belanden meestal in een mailbox, en daar houdt de verantwoordelijkheid van het occasionsysteem op.
Alles wat er gebeurt tussen de eerste interesse en de aflevering, en daarna: leads uit de portals, de website en WhatsApp op één plek, een teller op de responstijd, proefritten en afspraken, de opvolging na een offerte, en de aftersales (APK-herinnering, winterbanden, inruilvoorstel na drie jaar). In veel autobedrijven is dit de categorie die ontbreekt of in een spreadsheet zit. Het is ook de categorie waar de meeste omzet ligt die nu wegloopt. Wat er komt kijken bij het koppelen van al die bronnen, staat op CRM-automatisering; voor het kanaal dat in automotive het snelst groeit op WhatsApp-automatisering.
Een klantportaal geeft de particuliere of zakelijke klant zelf inzicht: de status van zijn auto in de werkplaats, zijn afspraken, zijn documenten, zijn leasecontract. Een dealerportaal doet hetzelfde voor een netwerk: de importeur of holding deelt met dealers de garantieclaims, de leaddistributie, de contractprijzen en de voorraad. Portalen zijn geen vervanging van een DMS of garagesoftware, maar een laag erbovenop voor wie buiten het bedrijf staat. Wat er precies in hoort en wat het kost, staat op dealerportaal laten maken voor autobedrijven en in dealerportaal bouwen: wat dealers zelf moeten kunnen.
Een DMS houdt de administratie sluitend. Garagesoftware houdt de werkplaats draaiend. Geen van beide belt de klant terug.
De keuze hangt minder af van de grootte van het bedrijf dan van waar de omzet vandaan komt en waar hij nu weglekt.
Vergelijkingen van automotive software gaan over functies per pakket. Wat ze overslaan, is wat er gebeurt tússen de pakketten. Een lead uit AutoScout24 komt binnen in een mailbox en wordt overgetypt in het CRM, als dat er is. De klant belt over de status van zijn auto en de verkoper moet de werkplaats bellen om het antwoord te weten. De werkplaats weet niet wat sales bij de aflevering heeft beloofd. De voorraadlijst voor de portals wordt elke ochtend uit het DMS geëxporteerd en met de hand bijgewerkt.
Daar zit de tijd. Niet in het DMS, niet in de garagesoftware, maar in de overdrachten ertussen. Elke categorie is op zichzelf goed in wat hij doet; het probleem is dat een autobedrijf een keten is, en de software een verzameling losse schakels. Hoe die keten er van voorraadfeed tot afgeleverde auto uit kan zien, staat uitgewerkt op onze automotive-pagina.
De tijd zit niet in het DMS of de garagesoftware. Ze zit in de overdrachten ertussen.
Maatwerk is bijna nooit een vervanging van het DMS, de garagesoftware of de boekhouding. Die systemen zijn uitontwikkeld, gecertificeerd en gekoppeld aan merk, RDW en belastingdienst; daar wil je niet zelf aan bouwen. Maatwerk is aan de orde in drie situaties:
Wat dat kost, hangt af van wat er al staat. Een eerste module of portaal op een bestaand fundament ligt bij ons tussen de €5.000 en €15.000, met een doorlooptijd van twee tot vier weken; bij traditionele maatwerktrajecten zie je voor hetzelfde vaak €25.000 tot €75.000. Het verschil zit erin dat de basislaag (klanten, voertuigen, communicatie, rechten) niet elke keer opnieuw wordt gebouwd. Meer over hoe wij dat aanpakken staat op maatwerk software.
Zes vragen die je aan jezelf en aan elke leverancier stelt, ongeacht de categorie:
De beste software voor een autobedrijf is niet het beste pakket. Het is de combinatie waarbij de klant nooit tussen twee systemen valt.
Een DMS houdt de administratie van voertuigen, verkoop en garantie sluitend; een CRM bewaakt de opvolging van leads en klanten. De meeste dealers hebben beide nodig, maar niet als twee losse werelden: het CRM leest de voertuig- en klantgegevens uit het DMS, en het DMS blijft leidend voor de administratie.
Nee. Garagesoftware is gebouwd rond de werkorder en doet dat goed. Leadopvolging, afspraken via WhatsApp en aftersales zijn een laag ernaast, die de werkordergegevens leest maar de werkplaats niet in de weg zit.
Een eerste module of portaal op een bestaand fundament ligt bij ons tussen de €5.000 en €15.000, met een doorlooptijd van twee tot vier weken. Traditionele maatwerktrajecten die bij nul beginnen komen voor hetzelfde vaak uit op €25.000 tot €75.000.
Software voor autobedrijven is geen keuze voor één pakket, maar een keuze per categorie: het DMS of de garagesoftware als kern, een occasionsysteem als de voorraad online moet, een CRM-laag voor de opvolging die nu wegloopt, en een portaal zodra klanten of dealers zelf moeten kunnen kijken. Maatwerk hoort thuis in de ruimte tussen die systemen, niet in plaats ervan.
Wil je weten waar in jouw keten de tijd en de leads nu weglekken, plan dan een gesprek. We kijken naar wat je hebt, wat je houdt en wat de eerste schakel is die de moeite waard is.
De Quickscan duurt één uur. Jullie weten daarna precies wat er speelt, of jullie daarna klant worden of niet.
