Garantieclaims en coulance
Een dealer dient een claim in op kenteken of VIN, met werkorder, uren, onderdeelnummers en foto’s. Het portaal controleert de compleetheid vóór verzending; de claim krijgt een status, een beoordelaar en een termijn.
Dealerportalen voor automotive
Dealerportaal laten maken voor autobedrijven.
Importeurs, dealerholdings, merkdealers en leasemaatschappijen delen dezelfde dag: claims per e-mail, prijslijsten in Excel, leads in een gedeelde mailbox en een werkplaats die pas belt als de klant al gebeld heeft. Een dealerportaal zet die stromen in één omgeving — met rechten per vestiging en een koppeling naar het DMS dat je al draait.
Herken je dit?
Herken je dit in je netwerk?
Niet één groot probleem, maar acht kleine die elke dag terugkomen. Ze hebben allemaal dezelfde oorzaak: afspraken tussen merk en dealer leven in mailboxen en bestanden in plaats van in een dossier.
Garantieclaims komen binnen als e-mail met bijlagen. Wie ze beoordeelt, wat er nog openstaat en waarom er is afgekeurd, ligt nergens vast.
Prijslijsten en actievoorwaarden gaan als Excel de deur uit. Er wordt besteld tegen een staffel die vorige maand al verlopen was.
Leads uit de merkcampagne belanden in een gedeelde mailbox. Wie ze oppakt hangt af van wie er die ochtend het eerst kijkt.
Een dealerholding met meerdere merken heeft per merk een eigen login, een eigen prijslijst en een eigen manier van claimen.
De werkplaats weet dat een auto klaar is, maar de verkoopadviseur, de leasemaatschappij en de klant weten het pas na een telefoontje.
Bij een service- of terugroepactie is niet centraal te zien welke voertuigen zijn afgehandeld en welke dealer nog aan zet is.
Bonus- en targetafspraken worden achteraf in een spreadsheet nagerekend, waardoor het kwartaalgesprek over de optelsom gaat in plaats van over de conclusie.
Een nieuwe medewerker bij één vestiging krijgt toegang tot meer dan hij nodig heeft, omdat rechten niet per vestiging zijn afgebakend.
Wat is een dealerportaal — en wat hoort er níét in?
Een dealerportaal is een afgeschermde omgeving waarin een importeur, een merkorganisatie of een dealerholding zaken doet met de bedrijven in zijn netwerk. Elke aangesloten partij logt in en ziet zijn eigen voorraad, prijzen, claims, leads en documenten — niet die van de buurman. Het is geen website met een inlog: het is de plek waar afspraken die nu in e-mail en Excel leven een status, een eigenaar en een termijn krijgen.
In automotive gaat het zelden over één proces. Een dealerportaal raakt aftersales (garantieclaims, coulance, onderdelen, terugroepacties), sales (leaddistributie, voorraad, demovoertuigen, orderstatus) en de commerciële afspraken daartussen (contractprijzen, staffels, bonusregelingen). Juist die combinatie maakt de vraag wat je wél en niet in het portaal legt belangrijker dan de bouw zelf.
Wat er meestal níét in hoort: een tweede voorraad- of onderdelenadministratie. Je DMS, het merkportaal van de importeur en je onderdelenpakket blijven leidend. Het portaal is de laag die die bronnen ontsluit richting de dealer en het werk ertussen automatiseert — bestellen, claimen, opvolgen, terugkoppelen. Bouw je er een schaduwadministratie in, dan creëer je een tweede plek waar de waarheid van de eerste kan afwijken. Dat is het duurste ontwerpfout in dit type project, en hij is achteraf lastig terug te draaien.
Wij bouwen zo’n portaal niet vanaf nul. Ongeveer 60% staat al als Bedrijfs-OS-fundament klaar: inloggen, organisatielagen, rollen en rechten, documentbeheer, notificaties en koppelvlakken. De resterende circa 40% richten we in op hoe jouw merk, netwerk en aftersales werkelijk werken. We starten met een Scan en bouwen in afgebakende sprints; jij wordt eigenaar van wat we maken.
- Reactie binnen 24 uur
- Adviesgesprek binnen 1 werkdag
- NDA op aanvraag
- Geen verborgen kosten
Dealerportalen voor automotive
Welke processen een dealerportaal in automotive raakt
Elk netwerk begint bij één of twee van deze processen en breidt daarna uit. De volgorde verschilt per merk, maar de bouwstenen zijn steeds dezelfde.
Garantieregistratie bij aflevering
Afleverdatum, kilometerstand en tenaamstelling worden bij aflevering vastgelegd, zodat de garantieperiode later niet uit een mailwisseling hoeft te worden gereconstrueerd.
Leaddistributie naar dealers
Leads uit merkcampagnes, de landelijke site en portals worden verdeeld op postcodegebied, merk, model of beschikbare voorraad — met een eigenaar, een reactietermijn en een zichtbare opvolgstatus.
Contractprijzen en staffels
Elke dealer ziet zijn eigen netto prijs. Inkoopstaffel, marge, actieprijs en geldigheidsdatum komen uit de vastgelegde afspraak in plaats van uit een rondgestuurde lijst.
Voorraad, demo’s en doorplaatsing
Nieuwe, demo- en bedrijfsvoorraad wordt zichtbaar voor het netwerk, inclusief wat onderweg is en wat al gereserveerd staat — zodat twee vestigingen niet dezelfde auto verkopen.
Onderdelen, retouren en backorders
Bestellen, een retour aanmelden en een backorder volgen gebeurt in dezelfde omgeving als de claim. Een afgekeurd onderdeel verdwijnt daardoor niet in een losse mailwisseling.
Terugkoppeling vanuit de werkplaats
Werkorderstatus, wachten-op-onderdeel, gereedmelding en foto’s van de reparatie gaan automatisch terug naar de verkoopadviseur, de leasemaatschappij of de fleetbeheerder die erop wacht.
Service- en terugroepacties
Per actie is te volgen welke voertuigen eronder vallen, welke dealer aan zet is en wat al is afgehandeld — in plaats van een lijst die per e-mail rondgaat en per dealer anders wordt bijgehouden.
Bonus, targets en afrekening
Volume, marge en bonusregelingen tellen mee terwijl het jaar loopt. Het kwartaalgesprek gaat dan over de conclusie en niet over de vraag of de cijfers kloppen.
Voor en na
Van mailbox naar dossier.
Het verschil is niet dat er een scherm bij komt. Het verschil is dat elk stuk werk een status, een eigenaar en een termijn krijgt die het systeem zelf bewaakt.
Zoals het nu gaat
- Een claim is een e-mail met bijlagen; openstaand werk zit in iemands mailbox.
- De prijslijst is een bestand met een datum in de bestandsnaam.
- Leads worden verdeeld door iemand die de regio toevallig kent.
- De status van een werkorder haal je op door te bellen.
- Een dealerholding logt per merk apart in en werkt per merk anders.
- Rapportage is een export die aan het eind van het kwartaal wordt samengesteld.
- Rechten zijn per gebruiker geregeld, niet per vestiging of rol.
Met een dealerportaal
- Een claim is een dossier met status, eigenaar, termijn en een compleetheidscontrole vooraf.
- De prijs komt uit het contract van díé dealer, inclusief geldigheidsdatum.
- Leadverdeling volgt een vastgelegde regel, met een reactietermijn die het systeem bewaakt.
- Statuswijzigingen worden automatisch teruggekoppeld aan wie erop wacht.
- Eén login voor meerdere merken en vestigingen, met rechten per organisatielaag.
- Wat er gebeurt is live zichtbaar; de export is de bevestiging, niet de bron.
- Rollen bepalen de toegang, dus een nieuwe medewerker is in één handeling ingericht.
Wat het kost
Een dealerportaal laten maken: startinvestering en doorlooptijd
We bouwen een dealerportaal als onderdeel van een Bedrijfs-OS. Ongeveer 60% van het fundament staat al klaar — inloggen, organisatielagen, rollen en rechten, documentbeheer, notificaties en koppelvlakken. Daardoor start een traject bij ons op €5.000–€15.000 in plaats van de €25.000–€75.000 die klassiek maatwerk vanaf nul doorgaans kost.
- Startinvestering €5.000–€15.000 — voor de circa 40% die we inrichten op jouw merk, netwerk en aftersalesproces.
- Doorlooptijd 2–4 weken tot oplevering, met wekelijkse demo’s en een eerste groep dealers die vroeg meetest.
- Klassiek maatwerk vanaf nul ligt eerder rond €25.000–€75.000: dezelfde functionaliteit, maar met het fundament er nog bij betaald.
- Geen licentie per dealer: je bent eigenaar van de omgeving, de data, de broncode en de documentatie.
- Na de Scan weet je vooraf wat de eerste stap kost en wat erin zit — geen open einde.
Hoe we een dealerportaal bouwen
Scan
We brengen de keten in kaart: wie is importeur, holding, vestiging of werkplaats, welke afspraken gelden per partij, en welke stappen nu in e-mail en Excel leven. Uitkomst is een concreet plan met prioriteiten en een vaste prijs voor de eerste stap.
Lagen, rollen en rechten vastleggen
Voordat er iets gebouwd wordt, leggen we de organisatiestructuur vast: hoofdorganisatie, onderliggende vestigingen en de relaties daartussen. Toegang bepalen we niet op eigenaarschap alleen, maar op de relatie tot het dossier — is deze partij de indiener, de beoordelaar, de leverancier of de leasemaatschappij? Die keuze bepaalt de rest van het systeem en is achteraf duur om te herzien.
Koppelen of bouwen
DMS, onderdelenpakket, merkportaal en CRM blijven waar mogelijk leidend; wij koppelen eraan en automatiseren het werk ertussen. Heeft een systeem geen API, dan werken we met gestructureerde bestandsuitwisseling of verwerken we de e-mailstroom. Alleen waar een systeem aantoonbaar de bottleneck is, bouwen we dat onderdeel zelf — en dat zeggen we eerlijk.
Bouwen op het fundament
Omdat zo’n 60% als Bedrijfs-OS-fundament al staat, richten we vooral de circa 40% op maat in: het claimproces van jouw merk, de leadverdelingsregels, de contractstructuur en de koppelingen. Je portaal is in 2–4 weken tot oplevering, waarna een eerste groep dealers het live test en het meegroeit met hoe er in de praktijk wordt geclaimd, besteld en opgevolgd.
Uitrollen en overdragen
We gaan live met een beperkte groep dealers en breiden daarna uit naar het hele netwerk, inclusief instructie per rol. De eerste weken bewaken we actief, daarna dragen we volledig over: broncode, documentatie en een overdrachtsessie. Uitbreidingen lopen via nieuwe, afgebakende sprints.
In de praktijk
Slimfy
Automotive Finance & Lease · B2B-platform
Een multi-tenant CRM- en leasemanagementplatform voor de automotive-financemarkt, waarin autobedrijven, intermediairs, serviceproviders en banken in één systeem samenwerken. Met een eigen portaal per partij, toegang op basis van de relatie tot het dossier, hoofdorganisaties met onderliggende vestigingen, white-label per organisatielaag en een auditlog — precies de architectuur die een dealernetwerk nodig heeft.
Bekijk de case →Geïllustreerd voorbeeld
Eén garantieclaim, door de hele keten
Een klant komt met een storing binnen bij een vestiging van een dealerholding. Hieronder staat hoe diezelfde claim eruitziet wanneer hij niet in een mailwisseling maar in een portaal leeft. Dit is een uitgewerkt procesvoorbeeld ter illustratie, geen klantresultaat.
- De werkplaats opent de werkorder op kenteken; voertuiggegevens en de resterende garantieperiode staan er al bij.
- Bij het indienen controleert het portaal of foto’s, uren, onderdeelnummers en de werkorder aanwezig zijn — een onvolledige claim kan niet verstuurd worden.
- De claim krijgt een status en een beoordelaar bij de importeur, plus een termijn die het systeem zelf bewaakt.
- Wordt er aanvullende informatie gevraagd, dan gaat dat verzoek naar de indiener als bericht in het dossier, niet naar een gedeelde mailbox.
- Bij goedkeuring lopen creditnota en onderdeelretour mee; bij afkeur staat de reden vast in datzelfde dossier.
- De vestigingsmanager ziet zijn eigen openstaande claims, de holding ziet alle vestigingen, de importeur ziet het hele netwerk.
De winst zit niet in het formulier. Hij zit erin dat de claim één plek heeft waar status, bijlagen, termijn en beslissing samenkomen — zodat niemand hoeft na te vragen waar hij gebleven is.
Geen klassiek maatwerk
Waarom een dealerportaal bij ons niet bij nul begint
Elk portaal heeft dezelfde onderlaag nodig: inloggen, organisaties en vestigingen, rollen en rechten, documenten, notificaties, koppelvlakken en een audit trail. Dat deel bouwen we niet opnieuw. Wat overblijft is precies het deel dat jouw netwerk uniek maakt — en dat is ook het deel waar je aandacht naartoe hoort te gaan.
60%
Staat al als fundament
Authenticatie en SSO, organisatielagen met onderliggende vestigingen, rolgebaseerde rechten met auditlog, documentbeheer, notificaties via e-mail en WhatsApp, koppelvlakken en dashboards.
40%
Op jouw netwerk ingericht
Het claimproces van jouw merk, de leadverdelingsregels, de contract- en staffelstructuur, de koppeling met jouw DMS en onderdelenpakket, en de statussen die jouw aftersales echt gebruikt.
Toepassingen
Waar een dealerportaal aan grenst.
Een netwerk begint zelden met alles tegelijk. Dit zijn de aangrenzende onderdelen — en de bredere variant voor wie buiten automotive zit.
FAQ
Veelgestelde vragen over een dealerportaal laten maken.
Bij ons start een dealerportaal als onderdeel van een Bedrijfs-OS op €5.000–€15.000. Omdat ongeveer 60% als fundament al klaarstaat, betaal je alleen de circa 40% die we op jouw merk, netwerk en aftersalesproces op maat inrichten. Ditzelfde als klassiek maatwerk vanaf nul bij een ander bureau kost al snel €25.000–€75.000. Een SaaS-dealerportaal lijkt goedkoper, maar daar koop je een licentie, laat je hem inrichten en betaal je implementatiekosten — waarna je maandelijks doorbetaalt, vaak per dealer, en vastzit aan de leverancier. Bij ons is het portaal jouw omgeving, jouw data en jouw eigendom.
Omdat het fundament er al staat, bouwen we niet vanaf nul: 2–4 weken tot oplevering. In die periode werk je met wekelijkse demo’s en test een eerste groep dealers mee. Daarna groeit het portaal mee met het netwerk — extra processen, koppelingen of merken zetten we er in korte, afgebakende sprints bovenop, zonder maandenlange big bang.
Meestal niet. Het DMS, het onderdelenpakket en het merkportaal blijven leidend voor hun eigen data; het portaal ontsluit die richting de dealer en automatiseert het werk ertussen. Alleen wanneer een systeem aantoonbaar de bottleneck is, adviseren we vervanging — en dan zeggen we dat eerlijk, met de reden erbij.
Ja. We koppelen bij voorkeur via API. Is die er niet, dan werken we met gestructureerde bestandsuitwisseling of verwerken we de bestaande e-mailstroom. Dat patroon bouwden we eerder voor Slimfy: daar wordt per financier het juiste kanaal gekozen — API, portaal of e-mail — zodat een dossier één keer wordt ingediend en toch bij elke partij op de juiste manier terechtkomt.
Ja, en dat is precies waar de architectuur op gebouwd is. Organisaties kunnen onderliggende vestigingen hebben, met afspraken en aansluitingen die van de bovenliggende laag overerven. White-label — logo, kleur en domein — richten we per organisatielaag in, zodat een holding met meerdere merken één login houdt terwijl elk merk zijn eigen gezicht behoudt. Voor Slimfy bouwden we die meerlaagse structuur inclusief serviceprovider-relaties.
Met rolgebaseerde toegang waarin niet alleen eigenaarschap meetelt, maar ook de relatie tot het dossier: ben je indiener, beoordelaar, leverancier of leasemaatschappij? Een vestigingsmanager ziet zijn eigen vestiging, een holdingcontroller alle vestigingen, en de importeur het hele netwerk. Elke wijziging staat in een auditlog, zodat achteraf te herleiden is wie wat heeft gedaan.
Het indienen, aanvullen, beoordelen en afronden kan volledig in het portaal, met een compleetheidscontrole vóór verzending, statussen, termijnbewaking en een dossier per claim. Schrijft de importeur zijn eigen merkportaal voor als eindbestemming, dan blijft het portaal de werkplek van de dealer en zorgen wij voor de doorgifte — zodat de dealer niet twee keer hetzelfde invult.
Met regels die je zelf vastlegt: postcodegebied, merk, model, beschikbare voorraad of een combinatie daarvan. Elke lead krijgt een eigenaar en een reactietermijn. Blijft opvolging uit, dan kan het portaal de lead herverdelen of escaleren, zodat een aanvraag niet afkoelt in een gedeelde mailbox.
We ondersteunen e-mail met wachtwoord, magic link en SSO via Microsoft of Google. Voor dealerbedrijven die al op Microsoft 365 of Google Workspace draaien is SSO doorgaans de rustigste keuze: geen extra wachtwoord, en een vertrekkende medewerker verliest zijn toegang op het moment dat zijn account wordt geblokkeerd.
Ja, als eigen rol met een eigen scope. Een leasemaatschappij of fleetbeheerder ziet dan alleen de voertuigen uit het eigen wagenpark: werkorderstatus, gereedmelding, documenten en historie. Dat scheelt de werkplaats het telefoon- en mailverkeer waarin steeds dezelfde statusvraag terugkomt.
Dat bepalen we pas na een analyse van het bestaande portaal: wat werkt, wat niet, welke data en koppelingen zijn over te nemen. Soms is migreren en uitbreiden verstandiger dan opnieuw beginnen. Na de Scan weet je welke route het meeste oplevert en wat elk van beide kost.
Ja. Voor Filplast bouwden we een white-label dealerportaal waarin dealers zelf configureren, offreren en orders plaatsen, met hun eigen marges en huisstijl en volledig gescheiden dealerdata. Voor Slimfy een multi-tenant platform voor de automotive-financemarkt met een portaal per partij, organisatielagen en fijnmazige rechten. En voor Vlotverkocht.nl een platform waarop een netwerk van meer dan 200 autobedrijven blind biedt, met RDW-verrijking en geautomatiseerde afhandeling. Die bouwstenen zijn direct overdraagbaar naar een dealernetwerk.
Van jou. Het portaal draait in je eigen omgeving, op je eigen data, en broncode, documentatie en een overdrachtsessie horen bij de oplevering. Dat is het verschil met vendor lock-in: daar huur je software, betaal je maandelijks door en zitten je processen en data vast bij de leverancier.
Praat met Rogier over de aanpak
In een kort gesprek kijken we samen of dit bij jouw situatie past en wat de eerste stappen zijn.
Plan een gesprek
Geen verkooppraatje — gewoon concrete vervolgstappen.
Rogier van Essen
Strategie & Operatie
Connective OS
Connective OS, ingericht voor een dealernetwerk
Eén centrale omgeving voor claims, leads, contractprijzen, onderdelen en werkplaatsstatus — in plaats van een merkportaal, een DMS, een mailbox en een reeks Excel-bestanden naast elkaar. Ingericht op hoe een importeur, holding en vestiging in de praktijk met elkaar werken.
Bekijk Connective OSEen dealerportaal voor jouw netwerk laten maken?
Connective Group bouwt dealer- en partnerportalen voor importeurs, dealerholdings, merkdealers en leasemaatschappijen. Van Scan tot live, in afgebakende sprints, met eigendom van code en data bij jou.