Transport & zakelijke dienstverlening · Mobiel CRM + operationele activatie

Operationeel MKB-bedrijf

Eén databron voor de buitendienst én de binnendienst — van eerste contact tot afgeronde serviceaanvraag, schaalbaar over vestigingen via een multi-tenant fundament.

Context

Wat doet Operationeel MKB-bedrijf?

Een operationeel MKB-bedrijf met accountmanagers in de buitendienst, een aansturend binnendienstteam en meerdere vestigingen en klantgroepen. De buitendienst onderhoudt relaties in het veld, de binnendienst verwerkt en bewaakt de operatie. Connective Group ontwierp en bouwde het platform dat beide werelden op dezelfde data laat draaien — mobiel voor onderweg, operationeel sturend op kantoor.

Het knelpunt

Waar het vastliep.

Accountmanagers in de buitendienst werkten met losse aantekeningen, hun telefoon en een mailbox; de binnendienst stuurde de operatie aan met Excel-lijsten, herinneringen in agenda's en handmatig overgetikte aanvragen. Een gesprek dat onderweg werd gevoerd kwam pas dagen later — of nooit — in een systeem terecht. Opvolging hing aan wie eraan dacht, niemand zag de volledige historie van een relatie, en zodra het bedrijf over meerdere vestigingen en klantgroepen groeide, liep wie-mag-wat-zien volledig vast. Schalen lukte niet zolang elke serviceaanvraag aan handmatige communicatie en losse tools hing.

Analyse

Wat er speelde.

De vraag was niet "bouw een mobiele app voor de buitendienst", maar "zet één systeem neer waarin buitendienst en binnendienst op exact dezelfde data werken, zonder dat ze elkaar in de weg zitten — en dat blijft kloppen als het bedrijf over vestigingen en klantgroepen groeit". Dat raakt drie lagen tegelijk: een mobiel CRM dat onderweg snel en compleet is, een operationele activatielaag die opvolging niet aan geheugen overlaat maar aan regels, en een multi-tenant fundament met fijnmazige rollen en relatie-gebaseerde toegang waardoor elke vestiging precies ziet wat bij haar hoort. De winst zit niet in een feature, maar in het samenspel.

Van oud naar nieuw

De oude situatie. En de nieuwe.

Hetzelfde doel, een compleet ander traject. Links hoe het ging. Rechts hoe het nu werkt.

Voorheen
Gesprekken in het veld bleven in losse aantekeningen, telefoon en mailbox hangen — en kwamen pas dagen later, of nooit, in een systeem.
Met Operationeel MKB-bedrijf
De buitendienst legt onderweg mobiel het relatieprofiel, de tijdlijn, taken en afspraken vast — elk contact direct verankerd in dezelfde data als de binnendienst.
Voorheen
Opvolging hing aan wie eraan dacht; warme leads koelden af omdat een herinnering ontbrak.
Met Operationeel MKB-bedrijf
Een activatielaag zet events via regels automatisch om in taken, herinneringen en escalaties — zodat opvolging niet meer aan geheugen hangt.
Voorheen
Het proces zat in hoofden en Excel; elke uitzondering werd handmatig nagebeld en overgetikt.
Met Operationeel MKB-bedrijf
Een configureerbare workflow-engine vertaalt triggers — een fase, een datum, een veldwijziging — naar acties als mail, taak, status of wachtstap, met versiebeheer en geplande jobs.
Voorheen
Niemand zag de volledige historie van een relatie; informatie was verspreid over personen en kanalen.
Met Operationeel MKB-bedrijf
Eén unified tijdlijn per entiteit met 30+ event-types, notities, bijlagen en zichtbaarheidsniveaus — een volledige audit trail.
Voorheen
Bij meerdere vestigingen en klantgroepen liep wie-mag-wat-zien volledig vast.
Met Operationeel MKB-bedrijf
Een multi-tenant structuur met hoofdorganisatie en vestigingen, vier rollen en relatie-gebaseerde toegang — elke laag ziet precies wat bij haar hoort.
Voorheen
Documenten kwamen onvolledig en via losse kanalen binnen, zonder grip op wie wat zag.
Met Operationeel MKB-bedrijf
Een document-engine met documentverzoeken, statussen, granulaire toegang per bestemming, OCR en toegangs-audit.

Onze oplossing

Wat we hebben gebouwd.

Connective Group bouwde één platform dat de buitendienst en de binnendienst op dezelfde data verbindt — opgebouwd in drie lagen. Onderweg werkt de buitendienst mobiel: een rijk relatieprofiel met contactpersonen en many-to-many relaties, een unified tijdlijn met de volledige historie, en snelle acties als 1-tik bellen via telefonie-integratie, mailen, een notitie of een afspraak, met een agenda die synchroniseert met Google en Outlook. Op kantoor stuurt de binnendienst vanuit diezelfde data de operatie aan: een configureerbare workflow-engine die triggers aan acties koppelt, een intelligente activatielaag die events via regels omzet in taken en escalaties, en een entiteit-agnostische document-engine met documentverzoeken, OCR en toegangs-audit. Eronder ligt het fundament: een multi-tenant architectuur met vier rollen, per-organisatie permissies en relatie-gebaseerde toegang, plus communicatie over e-mail, WhatsApp en interne chat — alle data per organisatie geïsoleerd en samengebracht in één tijdlijn.

Het proces

Zo werkt het.

Vier stappen, van aanmelding tot uitbetaling — het grootste deel volledig geautomatiseerd.

01
Veld & relatie
De accountmanager opent onderweg het relatieprofiel: contactpersonen, many-to-many relaties, lead-pipeline met fasen en businessstatus, en de volledige tijdlijn. Met één tik bellen (in- en uitgaand gelogd), mailen, een notitie of afspraak — elk contact direct vastgelegd.
02
Verrijken & scoren
Nieuwe relaties worden verrijkt via een externe databron. Een regelgebaseerde kwaliteitsscore (vier pijlers, 0–100, hot/warm/cold) maakt direct duidelijk welke dossiers aandacht verdienen — geen voorspelling, maar transparante regels.
03
Activeren & opvolgen
De binnendienst stuurt vanuit dezelfde data: de workflow-engine triggert acties op fase, datum of veldwijziging, en de activatielaag zet events via regels om in taken en escalaties — niet in lead-toewijzing, maar in opvolging die niet blijft liggen. Auto-opvolgafspraken en herinneringen sluiten de lus.
04
Documenten & afronden
Documentverzoeken gaan gericht uit, de inhoud van uploads wordt via OCR uitgelezen en toegang is per bestemming geregeld en geaudit. Elke wijziging verschijnt op de tijdlijn, gefilterd op rol en relatie — van eerste contact tot afgeronde serviceaanvraag in één keten.

Wat we onderweg leerden: de winst zat niet in een mobiele app, maar in één laag data waarop de buitendienst onderweg en de binnendienst op kantoor tegelijk werken — zonder dat rollen, vestigingen of relaties door elkaar lopen.

Architectuur

Hoe het werkt.

Een multi-tenant platform (React, TypeScript, Express, PostgreSQL) waarin alle data per organisatie is gescoped. Een centrale toegangsservice bepaalt toegang op relatie in plaats van eigenaarschap alleen — eigen, gerelateerd of volledige zichtbaarheid. Bovenop de vier basisrollen (accounthouder, management, medewerker, superbeheerder) liggen per-organisatie permissies met organisatie-specifieke overrides. De hoofdorganisatie kan onderliggende vestigingen hebben, elk met eigen modules en zichtbaarheid. Een configureerbare workflow-engine koppelt triggers (event, fase, datum, veldwijziging, nieuw record) aan acties (mail, taak, status, notitie, wachtstap), met versiebeheer en geplande jobs — geen hardcoded proces. Een activatielaag verwerkt een event-stream via regels naar taken en een audit trail, met modi suggereren, automatisch en autopilot plus escalatie en cooldown; de uitkomst zijn taken en escalaties, geen automatische lead-toewijzing. Communicatie loopt over meerdere e-mailproviders (met retry en templates), native WhatsApp en interne chat. In-app notificaties, chat en live tijdlijn-updates lopen realtime over WebSockets met kanaalrouting. De document-engine is entiteit-agnostisch, met OCR en toegangs-audit. Het geheel is responsive en PWA-gereed voor mobiel gebruik in het veld.

Technologie

Gebouwd met.

React
TypeScript
Express
PostgreSQL
Realtime updates (WebSockets)
Document-OCR
Telefonie-integratie
WhatsApp (native)
Agenda-sync (Google/Outlook)
PWA

Integraties

Gekoppelde systemen.

Telefonie-integratie (1-tik bellen, in- en uitgaand gelogd)
WhatsApp (in- en uitgaand)
E-mail via meerdere providers (retry + templates)
Agenda-sync met Google en Outlook
Externe databron voor relatie-verrijking
Document-OCR
Interne chat & in-app notificaties met kanaalrouting

Onder de motorkap

De omvang van het platform.

Geen prototype — een volwaardig productieplatform dat Connective Group end-to-end bouwde.

Per vestiging geïsoleerd: Multi-tenant
Rollen met relatie-gebaseerde RBAC: 4
Event-types op de tijdlijn: 30+
Communicatiekanalen — e-mail, WhatsApp, chat: 3

Meer over deze diensten

Herkenbaar voor jouw bedrijf?

We bouwen dit soort oplossingen vaker. Bekijk de bijbehorende dienst:

Maatwerk Software laten ontwikkelen CRM automatisering

Het resultaat

Hoe het er nu uitziet.

Eén databron voor de buitendienst én de binnendienst — van eerste contact tot afgeronde serviceaanvraag, schaalbaar over vestigingen via een multi-tenant fundament.

Vergelijkbaar traject? Plan een gesprek

Automotive Finance & Lease · B2B-platform
Slimfy
Een multi-tenant CRM- en leasemanagementplatform waarin intermediairs, autobedrijven, serviceproviders en banken in één systeem samenwerken.
Bekijk case
Vastgoedfinanciering · Leasing
Lease Estate
Eén centraal operating system voor onroerende leasing — van dossier en compliance tot facturatie en groei. Een lopend traject.
Bekijk case
Franchise · Multi-vestiging platform
Franchise Operating System
Een schaalbaar intern operating system voor een groeiende franchiseorganisatie — CRM, klantprocessen, rollen, communicatie en een AI-kennislaag in één omgeving, over meerdere vestigingen en teams.
Bekijk case