Contractadministratie
Eén dossier per contract met object, partijen, looptijd, termijnbedragen, zekerheden, documenten en status. De tijdlijn laat zien wie wat wanneer wijzigde.
Lease management systeem
Een lease management systeem dat het contract draagt van calculatie tot inlevering.
Contractadministratie, calculatie, acceptatie, objectregistratie, termijnfacturatie en einde contract in één omgeving — gekoppeld aan RDW, je boekhouding en je financiers. Gebouwd op jouw producten en voorwaarden, in jouw eigen omgeving.
Herken je dit?
Waar het misgaat zodra het aantal contracten groeit.
Bijna elk lease- of financieringsbedrijf begint met een rekenmodel in Excel en een map met contracten. Dat werkt — tot het volume groeit en het aantal uitzonderingen meegroeit.
De calculatie staat in een spreadsheet, de offerte in Word en het getekende contract in een mailbox. Niemand kan met zekerheid zeggen welke versie de geldende is.
Termijnfacturen worden per maand met de hand klaargezet, en een tussentijdse wijziging betekent handmatig herrekenen en corrigeren.
Objectgegevens worden overgetikt van kentekenbewijs of orderbevestiging, met tikfouten die pas bij de eerste factuur of de eerste schade opvallen.
Einde contract komt als verrassing: niemand ziet welke contracten over drie maanden aflopen, dus verlenging en inname worden reactief geregeld.
Een intermediair of autobedrijf belt voor een status, en iemand moet drie systemen open om antwoord te geven.
De boekhouding krijgt aan het eind van de maand een exportbestand dat handmatig wordt bijgewerkt voordat het klopt.
Wat is een lease management systeem?
Een lease management systeem is de software waarin een leasemaatschappij of financial-lease-verstrekker de volledige levenscyclus van een leasecontract vastlegt en uitvoert: calculatie en offerte, acceptatie en dossieropbouw, objectregistratie, activering, periodieke facturatie, tussentijdse wijzigingen en de afwikkeling aan het einde van de looptijd.
In de branche wordt het afgekort tot LMS, en in het Engels heet het een lease management system. Let op dat die afkorting buiten de leasewereld vrijwel altijd voor "learning management system" staat — software voor opleidingen. Schrijf de term daarom voluit zodra je met leveranciers of IT-partijen praat die niet uit deze markt komen; het scheelt een gesprek dat over het verkeerde product gaat.
Een lease management systeem is iets anders dan een CRM en iets anders dan een boekhoudpakket, ook al raakt het beide. Een CRM houdt bij met wie je praat; een boekhoudpakket verwerkt wat er is gefactureerd. Het lease management systeem zit ertussen: het kent het contract zelf — het object, de looptijd, de termijnbedragen, de restwaarde, de zekerheden en de status — en het bepaalt daarmee wát er gefactureerd moet worden en wanneer. Het is de administratie waar de andere systemen hun waarheid vandaan halen.
Wij bouwen dat systeem niet vanaf nul. Ongeveer 60% staat als Bedrijfs-OS-fundament al klaar: gebruikers, rollen en rechten, dossiers, documenten, taken, communicatie, facturatiestructuur en dashboards. De resterende circa 40% richten we in op jouw producten, calculatielogica, acceptatiebeleid en koppelingen. Daardoor gaat het sneller en kost het minder dan klassiek maatwerk, terwijl je wel eigenaar bent van de omgeving en de data.
- Reactie binnen 24 uur
- Adviesgesprek binnen 1 werkdag
- NDA op aanvraag
- Geen verborgen kosten
Lease management systeem
Welke processen zitten er in een lease management systeem?
Niet elk bedrijf heeft alles nodig, en niet alles hoeft in stap één. Dit zijn de onderdelen die in de praktijk het vaakst terugkomen — en waar het handwerk zit dat je kwijt wilt.
Calculatie en offerte
Termijnbedrag, aanbetaling, slottermijn en looptijd worden berekend met jouw eigen rekenregels, en de offerte rolt er als document uit — dezelfde cijfers, geen aparte spreadsheet.
Acceptatie en dossieropbouw
De aanvraag wordt aangemaakt, verrijkt met KVK- en RDW-gegevens en langs jouw acceptatiecriteria gelegd. Ontbrekende stukken worden automatisch opgevraagd.
Objectregistratie
Kenteken, VIN, merk, uitvoering, datum eerste toelating en cataloguswaarde komen uit de bron in plaats van uit een overtikslag. Bij equipment: serienummer, leverancier en locatie.
Facturatie en termijnen
Termijnfacturen worden per periode automatisch aangemaakt en verstuurd, inclusief pro rata bij activering halverwege een maand en de incasso-aansluiting.
Wijzigingen tijdens de looptijd
Looptijdverlenging, kilometerbijstelling, tenaamstelling, contractovername of vervroegde aflossing worden doorgerekend en verwerkt — met het herrekende schema in hetzelfde dossier.
Herwaardering en einde contract
Restwaarde, boekwaarde en aflossingsschema lopen mee, zodat je ziet welke contracten aflopen en wat de keuze is: verlengen, overnemen of innemen en verkopen.
Koppelingen
RDW en KVK voor objectgegevens en bedrijfsdata, je boekhouding voor facturen en betalingen, en financiers via API, portaal of e-mail — elk via het kanaal dat die partij ondersteunt.
Portalen voor intermediair en klant
Intermediair, autobedrijf, leverancier en eindklant krijgen elk hun eigen omgeving en zien alleen wat bij hun rol en relatie tot dat dossier hoort.
Voor en na
Van losse rekenmodellen naar één contractadministratie.
Het verschil zit niet in mooiere schermen, maar in waar de waarheid staat. Zodra het contract zelf in het systeem leeft, verdwijnt het overtikwerk dat eromheen hing.
Zoals het nu vaak gaat
- Calculatie in Excel, offerte in Word, contract in de mailbox.
- Termijnfacturen maandelijks handmatig klaarzetten en controleren.
- Objectgegevens overtikken van kentekenbewijs of orderbevestiging.
- Aflopende contracten opsporen in een aparte spreadsheet.
- Statusvragen van intermediairs beantwoorden door drie systemen te openen.
- Een tussentijdse wijziging betekent herrekenen buiten het systeem om.
Met één lease management systeem
- Calculatie, offerte en contract komen uit hetzelfde dossier, met één geldende versie.
- Termijnfacturen worden per periode automatisch aangemaakt, inclusief pro rata.
- Objectgegevens komen via RDW en KVK binnen en worden aan het dossier gekoppeld.
- Aflopende contracten staan op een overzicht, ruim voordat de looptijd eindigt.
- Intermediair en klant zien hun eigen status in hun eigen portaal.
- Een wijziging wordt doorgerekend en het herrekende schema staat in het dossier.
Investering
Wat kost een lease management systeem?
Bij ons start een lease management systeem op €5.000–€15.000. Dat kan doordat ongeveer 60% als Bedrijfs-OS-fundament al klaarstaat en we alleen de circa 40% inrichten die specifiek is voor jouw producten, rekenregels en koppelingen. Klassiek maatwerk vanaf nul kost al gauw €25.000–€75.000. Reken op 2–4 weken tot oplevering.
- Eenmalige investering voor je eigen omgeving — geen doorlopende licentie per gebruiker.
- Jouw omgeving, jouw data, jouw eigendom: geen vendor lock-in.
- Een vaste prijs voor de eerste afgebakende stap, bepaald na de scan.
- Uitbreidingen gaan in nieuwe sprints op dezelfde omgeving, niet in een nieuw project.
- Wat de exacte prijs binnen die bandbreedte wordt, hangt af van je producten, koppelingen en het aantal portalen.
Hoe bouwen we een lease management systeem?
Scan van je contractstroom
We lopen één contract van begin tot eind door: hoe een aanvraag binnenkomt, hoe je calculeert, wie accepteert, wat er in het dossier moet, hoe je factureert en wat er aan het einde van de looptijd gebeurt. Uitkomst is een plan met prioriteiten en een vaste prijs voor de eerste stap.
Producten en rekenregels vastleggen
Financial lease, operational lease, equipment lease, BTW-financiering of zakelijke financiering: elk product heeft eigen termijnopbouw, restwaardebehandeling en documenten. Die logica leggen we expliciet vast, zodat de calculatie in het systeem hetzelfde uitkomt als jouw huidige rekenmodel.
Koppelen of bouwen
Waar je bestaande systemen volstaan, koppelen we ze — boekhouding, mailbox, de portalen van je financiers. Waar de losse tools de bottleneck zijn, bouwen we: de contractadministratie, de calculatiemotor, de facturatie en de portalen.
Build op het bestaande fundament
We starten op het Bedrijfs-OS-fundament en richten de op-maat-laag in. In 2–4 weken tot oplevering heb je een werkend systeem waarin je eigen backoffice echte contracten verwerkt. Daarna sturen we bij op wat er in de praktijk misloopt, niet op wat er in een specificatie stond.
Live, overdracht en doorgroei
Het systeem gaat live, we bewaken de eerste weken actief en dragen daarna over: broncode, documentatie en een overdrachtssessie. Uitbreidingen — een extra product, een extra portaal, een nieuwe financier — lopen via nieuwe sprints op dezelfde omgeving.
In de praktijk
Slimfy
Automotive Finance & Lease · B2B-platform
Een multi-tenant CRM- en leasemanagementplatform voor de automotive-financemarkt, waarin intermediairs, autobedrijven, serviceproviders en banken in één systeem samenwerken. Met een aanvraagstraat die dossiers automatisch verrijkt met KVK- en RDW-data, bankrouting via API, bankportaal of e-mail, documentverwerking met OCR, digitale ondertekening en een eigen portaal per partij — voor financial, operational en equipment lease, BTW-financiering, consumptief krediet en zakelijke financiering.
Bekijk de case →Geen klassiek maatwerk
Waarom dit sneller en goedkoper kan dan bouwen vanaf nul.
Een lease management systeem lijkt van buiten heel specifiek, maar het grootste deel eronder is dat niet. Dossiers, documenten, rollen en rechten, taken, communicatie, facturatiestructuur en dashboards zijn in elk contractgedreven bedrijf hetzelfde. Precies dat deel staat bij ons al klaar.
60%
Staat al klaar
Het Bedrijfs-OS-fundament: dossiers en documentbeheer, gebruikers met rollen en rechten, taken en herinneringen, communicatie, facturatiestructuur, portalen en dashboards. Getest, in gebruik, geen ontwikkeltijd meer nodig.
40%
Op maat voor jouw lease
Jouw producten en rekenregels, je acceptatiecriteria, de objectregistratie en RDW-koppeling, het termijn- en aflossingsschema, de behandeling van einde contract en de koppelingen met je boekhouding en financiers.
Toepassingen
Waar een lease management systeem op aansluit.
De contractadministratie staat zelden alleen. Dit zijn de onderdelen die er in de praktijk het vaakst omheen zitten — en de andere kant van dezelfde keten.
FAQ
Veelgestelde vragen over een lease management systeem.
Een lease management systeem is de software waarin een leasemaatschappij of financial-lease-verstrekker de volledige levenscyclus van een leasecontract vastlegt en uitvoert: calculatie en offerte, acceptatie en dossieropbouw, objectregistratie, activering, periodieke facturatie, tussentijdse wijzigingen en de afwikkeling aan het einde van de looptijd. Het onderscheidt zich van een CRM (dat de relatie bijhoudt) en van een boekhoudpakket (dat verwerkt wat er is gefactureerd) doordat het het contract zelf kent en daarmee bepaalt wat er gefactureerd moet worden en wanneer.
Omdat de afkorting LMS buiten de leasewereld vrijwel altijd wordt gelezen als "learning management system", software voor opleidingen. Binnen de branche is LMS een prima afkorting en gebruiken we hem ook. Zodra je met een IT-partij of leverancier praat die niet uit deze markt komt, is het verstandiger de term voluit te schrijven — anders praat je twee gesprekken lang over verschillende producten.
Bij ons start een lease management systeem op €5.000–€15.000. Dat kan doordat ongeveer 60% als Bedrijfs-OS-fundament al klaarstaat en we alleen de circa 40% inrichten die specifiek is voor jouw producten, rekenregels en koppelingen. Klassiek maatwerk vanaf nul kost al gauw €25.000–€75.000. Het is een eenmalige investering voor je eigen omgeving, niet een doorlopende licentie per gebruiker. Waar je binnen die bandbreedte uitkomt, hangt af van het aantal producten, koppelingen en portalen; na de scan ligt er een vaste prijs voor de eerste afgebakende stap.
Reken op 2–4 weken tot oplevering. Omdat we op een bestaand fundament bouwen, hoeft de basis — dossiers, documenten, rollen en rechten, facturatiestructuur, portalen — niet opnieuw gemaakt te worden. Die weken gaan naar jouw producten, calculatielogica en koppelingen. Daarna breiden we stap voor stap uit op dezelfde omgeving.
Meestal niet. We koppelen aan je boekhouding, je mailbox en de portalen van je financiers, zodat het lease management systeem de contractadministratie voert en de rest blijft doen waar het goed in is. Alleen wanneer een bestaand systeem aantoonbaar de bottleneck is, adviseren we vervanging — en dan zeggen we dat ook zo.
Ja. Voor Slimfy bouwden we een aanvraagstraat waarin dossiers automatisch worden verrijkt met KVK- en RDW-data, zodat objectgegevens en bedrijfsgegevens uit de bron komen in plaats van uit een overtikslag. Diezelfde koppelingen zetten we in bij een contractadministratie: kenteken erin, objectgegevens eruit.
Ja. Het Slimfy-platform dat we bouwden ondersteunt financial, operational en equipment lease, BTW-financiering, consumptief krediet en zakelijke financiering. Elk product heeft zijn eigen termijnopbouw, restwaardebehandeling en documenten; die logica leggen we per product expliciet vast, zodat de calculatie in het systeem hetzelfde uitkomt als jouw eigen rekenmodel.
Met een fijnmazige, relatie-gebaseerde rechtenstructuur. Toegang wordt niet alleen bepaald door eigenaarschap, maar door de relatie tot het dossier: ben je eigenaar, serviceprovider, intermediair, leverancier of klant? Bij Slimfy leidde dat tot een meerlaagse organisatiestructuur met hoofdorganisaties en vestigingen, een eigen portaal per partij en een auditlog waarin elke wijziging terug te vinden is.
Dat hangt af van het product, maar het systeem hoort het moment te signaleren voordat het er is. Restwaarde, boekwaarde en aflossingsschema lopen mee tijdens de looptijd, zodat je ruim voor de einddatum ziet welke contracten aflopen en welke keuze eraan komt: verlengen, laten overnemen, of innemen en het object verkopen. Zonder dat overzicht wordt einde contract reactief werk, en dat kost marge.
Vendor lock-in betekent dat je software huurt in plaats van bezit: je betaalt maandelijks door en je data en processen zitten vast bij een leverancier die functies, voorwaarden én prijs bepaalt. Bij ons is het omgekeerd. Je krijgt je eigen omgeving met jouw data en processen, inclusief de broncode, en je bent er eigenaar van. Goedkoper om te starten (€5.000–€15.000), sneller live (2–4 weken tot oplevering), en je zit nergens aan vast.
Praat met Rogier over de aanpak
In een kort gesprek kijken we samen of dit bij jouw situatie past en wat de eerste stappen zijn.
Plan een gesprek
Geen verkooppraatje — gewoon concrete vervolgstappen.
Rogier van Essen
Strategie & Operatie
Connective OS
Connective OS, ingericht voor je contractadministratie
Het lease management systeem staat niet los. Het draait op hetzelfde Bedrijfs-OS als je CRM, je klantportaal, je documentbeheer en je dashboards — één omgeving waarin een contract, de klant erachter en de facturen eruit aan elkaar hangen, in plaats van vier systemen die elkaars data proberen bij te houden.
Bekijk Connective OSJe contractadministratie uit Excel halen?
We lopen één contract met je door — van calculatie tot inlevering — en laten zien welk deel daarvan software kan zijn en wat dat kost. Van scan tot live, in afgebakende sprints.